Wohnungsübergabe beim Auszug: Protokoll und Fristen

Die Wohnungsübergabe dauert meist eine halbe Stunde. Was in dieser halben Stunde auf dem Papier landet, entscheidet oft über Hunderte Euro Kaution. Wer vorbereitet kommt, mit eigenen Fotos und einem Protokoll, das Raum für Raum durchgeht, hat später selten Streit.

Hier steht, was ins Protokoll gehört, wann du unterschreiben solltest und wann nicht, und warum der Tag der Schlüsselübergabe der wichtigste Termin des ganzen Auszugs ist.

Was ins Übergabeprotokoll gehört

Ins Protokoll gehört der Zustand jedes Raums, alle Zählerstände, jeder zurückgegebene Schlüssel und die Unterschriften beider Seiten. Je konkreter, desto besser: „Kratzer im Parkett, Wohnzimmer vor dem Fenster, ca. 15 cm“ ist ein Beweis, „Boden gebraucht“ ist keiner.

Eine brauchbare Gliederung:

• Kopf: Adresse, Lage der Wohnung, Datum und Uhrzeit, Namen aller Anwesenden, Anlass (Auszug).
• Räume: Wände und Decken, Böden, Türen und Fenster, Heizkörper, Sanitär, Küche, Balkon, Keller, Dachboden. Pro Raum „ohne Mängel“ oder die Mängel mit Ort, Art und Größe.
• Zählerstände: Strom, Gas, Wasser (kalt und warm), Heizkostenverteiler, jeweils mit Zählernummer.
• Schlüssel: Anzahl je Art (Haustür, Wohnung, Briefkasten, Keller), dazu Chips oder Karten.
• Vereinbarungen: Was muss noch erledigt werden, von wem, bis wann. Ohne Frist ist so ein Satz wenig wert.
• Unterschriften von Mieter und Vermieter, und eine Kopie für beide, am besten sofort.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Gebrauchsspuren und Schäden. Für Veränderungen durch den vertragsgemäßen Gebrauch haftest du nicht (§ 538 BGB): Dübellöcher in üblicher Zahl, leicht vergilbte Wände, Laufspuren auf dem Parkett. Ein Brandloch im Teppich oder ein abgebrochener Fenstergriff ist dagegen ein Schaden. Schreib ins Protokoll, was es ist, und lass dir kein „beschädigt“ für eine normale Abnutzung unterjubeln.

Im Übergabeprotokoll für die Wohnung sind alle Räume, Zähler und Schlüssel schon angelegt. Du sagst beim Rundgang, was du siehst, und die KI schreibt mit.

Musst du das Übergabeprotokoll unterschreiben?

Nein. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, ein Protokoll zu erstellen oder zu unterschreiben, und die Rückgabe der Wohnung hängt nicht von deiner Unterschrift ab. Behauptet der Vermieter, ohne Unterschrift sei die Wohnung „nicht zurückgegeben“, stimmt das nicht.

Ob du unterschreiben solltest, ist eine andere Frage. Ein gemeinsames Protokoll hat Gewicht. Der BGH hat schon 1982 gebilligt (VIII ZR 252/81), dass den Pächtern einer Gaststätte nur der Schaden angelastet wurde, der im Rückgabeprotokoll stand. Sinn des Protokolls sei gerade, späteren Streit über Schäden zu vermeiden. Das wirkt zu deinen Gunsten. Für Mängel, die bei der Begehung niemand erkennen konnte, sagt das Urteil nichts.

Vorsicht bei Sätzen wie „Der Mieter erkennt die Mängel an und übernimmt die Kosten“ oder „Die Kaution wird mit den Renovierungskosten verrechnet“. Damit unterschreibst du nicht nur einen Zustand, sondern eine Zahlungspflicht. So gehst du vor:

1. Lies das Protokoll ganz, bevor du unterschreibst.
2. Streich falsche Punkte oder Anerkenntnisse durch und zeichne die Streichung ab.
3. Schreib deine Sicht dazu, etwa „Laut Mieter bereits bei Einzug vorhanden, siehe Einzugsprotokoll vom …“.
4. Unterschreib erst dann und nimm eine Kopie mit.

Wenn der Vermieter sich weigert, Einwände aufzunehmen, unterschreibst du nicht. Mach dann eigene Fotos, notier Zählerstände und Schlüsselanzahl und lass dir die Schlüsselübergabe quittieren, notfalls von einem Zeugen.

Warum die Frist nach § 548 BGB mit der Schlüsselübergabe beginnt

Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten. Die Frist beginnt nach § 548 Abs. 1 BGB in dem Zeitpunkt, in dem er die Mietsache zurückerhält, nicht mit dem Ende des Mietvertrags.

„Zurückerhalten“ heißt: Der Vermieter hat die tatsächliche Herrschaft über die Wohnung wieder und kann sie ungestört begutachten, und du hast den Besitz vollständig aufgegeben. In der Praxis ist das die Übergabe aller Schlüssel. Der BGH hat am 29. Januar 2025 (XII ZR 96/23) sogar entschieden, dass im konkreten Fall der Einwurf der Schlüssel in den Hausbriefkasten des Vermieters genügte, obwohl der Mietvertrag noch lief und der Vermieter der Rückgabe widersprochen hatte. Entscheidend war, dass er die Schlüssel behielt und die Mieterin nicht mehr in die Räume kam. Die Frist lief spätestens ab dem Tag, an dem er die Schlüssel fand. Der Fall betraf Gewerberäume, § 548 BGB gilt aber für alle Mietverhältnisse, also auch für deine Wohnung. Verlass dich trotzdem nicht auf den Briefkasten: Zur Rücknahme „auf Zuruf“ ist der Vermieter nicht verpflichtet, und Schlüssel im Briefkasten der Mietwohnung selbst reichen nach dem BGH in der Regel nicht.

Ein Beispiel mit echten Daten:

Ereignis	Datum
Mietvertrag endet	31. März 2026
Schlüsselübergabe mit Protokoll	31. März 2026
Letzter Tag der Verjährungsfrist	30. September 2026

Gibst du die Schlüssel schon am 15. März zurück, obwohl du bis Monatsende zahlst, beginnt die Frist am 15. März und endet am 15. September. Deshalb gehört das Datum der Schlüsselübergabe ins Protokoll, und deshalb solltest du dir die Übergabe schriftlich bestätigen lassen.

Die kurze Frist gilt nur für Schäden an der Wohnung. Offene Miete oder eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung fallen nicht darunter.

Die Ausnahme: Aufrechnung mit der Barkaution

Hast du eine Barkaution gezahlt, schützt dich die Sechs-Monats-Frist nur begrenzt. Der BGH hat am 10. Juli 2024 entschieden (VIII ZR 184/23), dass der Vermieter in der Regel auch mit bereits verjährten Schadensersatzansprüchen gegen den Rückzahlungsanspruch aufrechnen darf.

Im Fall hatte die Mieterin die Wohnung am 8. November 2019 zurückgegeben und verlangte rund 780 Euro Kaution zurück. Der Vermieter rechnete erst mit Schreiben vom 20. Mai 2020 mit behauptetem Schadensersatz von 1.175 Euro auf, also nach Ablauf der sechs Monate. Nach § 215 BGB ist eine Aufrechnung mit einer verjährten Forderung nur möglich, wenn sich beide Forderungen schon aufrechenbar gegenüberstanden, bevor die Verjährung eintrat. Daran fehlte es hier: Ein Schadensersatzanspruch ist zunächst auf Reparatur gerichtet und wird erst zur Geldforderung, wenn der Vermieter Geld statt Reparatur verlangt. Das hatte er innerhalb der sechs Monate nicht getan. Der BGH hat die Kautionsabrede aber so ausgelegt, dass die Barkaution genau für diesen Fall da ist: Der Vermieter soll sich aus ihr befriedigen können, auch wenn er innerhalb der sechs Monate noch nicht Geld statt Reparatur verlangt hat.

Für dich heißt das: Innerhalb der Kaution hilft dir der Fristablauf wenig. Was du dagegen tun kannst, ist dasselbe wie immer: ein gutes Protokoll. Ein Schaden, der nicht darin steht, obwohl er erkennbar war, ist in der Regel ausgeschlossen, egal ob verjährt oder nicht. Mehr zur Rückzahlung steht im Ratgeber Kaution zurück.

Zählerstände, Schlüssel und Fotos

Zählerstände, Schlüssel und Fotos sind die drei Punkte, bei denen später am häufigsten gestritten wird, und alle drei lassen sich am Übergabetag in zehn Minuten erledigen.

Zählerstände

Lies jeden Zähler ab und fotografiere ihn so, dass Zählernummer und Stand lesbar sind. Stimmt die Nummer im Protokoll nicht mit dem Zähler überein, ist der Stand wertlos. Den Stromzählerstand gibst du selbst deinem Versorger durch, wenn der Vertrag auf dich läuft. Die Stände für Wasser und Heizung braucht der Vermieter für die letzte Nebenkostenabrechnung, die dich noch betrifft.

Schlüssel

Zähl die Schlüssel vor den Augen des Vermieters und trag die Zahl je Art ein. Vergleich sie mit dem Einzugsprotokoll. Fehlt ein Schlüssel zu einer Schließanlage, kann das teuer werden, deshalb muss die Zahl stimmen. Vergiss nicht die Schlüssel, die bei Nachbarn oder Handwerkern liegen.

Fotos

Fotografiere jeden Raum aus zwei Ecken, dazu jeden Mangel aus der Nähe mit einem Gegenstand zum Größenvergleich. Die Kamera speichert Datum und Uhrzeit, das hilft. Noch besser ist es, wenn die Fotos direkt im Protokoll hängen, das beide unterschreiben: Dann streitet niemand darüber, wann ein Foto entstanden ist.

Ablauf am Übergabetag

Plane die Übergabe so, dass du danach nichts mehr in der Wohnung erledigen musst. Eine gute Reihenfolge:

1. Einzugsprotokoll und Mietvertrag mitbringen, dazu Stift, Handy mit vollem Akku, eventuell einen Zeugen.
2. Vorher allein durchgehen und selbst fotografieren.
3. Gemeinsam Raum für Raum begehen, Mängel sofort eintragen, strittige Punkte als strittig markieren.
4. Zählerstände ablesen und fotografieren.
5. Schlüssel zählen und übergeben, Datum und Uhrzeit notieren.
6. Protokoll lesen, korrigieren, unterschreiben, Kopie mitnehmen.
7. Neue Adresse für die Kautionsabrechnung und Bankverbindung angeben.

Wenn du beides, Einzug und Auszug, mit derselben Vorlage protokollierst, siehst du auf einen Blick, was sich verändert hat. Das ist auch bei den Schönheitsreparaturen entscheidend, denn ob du streichen musst, hängt oft am Zustand bei Einzug. Mit dem Übergabeprotokoll von Fiveover erzählst du beim Rundgang, was du siehst, und die KI schreibt jeden Raum mit. Die andere Seite kann gleich auf deinem Handy oder später per E-Mail unterschreiben, und das PDF wird mit Zeitstempel versiegelt.